Contratar al primer trabajador es un paso importante para cualquier autónomo o pequeña empresa. Significa crecer, pero también asumir nuevas obligaciones laborales, fiscales y de Seguridad Social. Si no se hacen bien desde el principio, los errores pueden acabar en sanciones. Esta es la lista de trámites, ordenada por fases.
1. Antes de contratar
- Define el puesto de trabajo: funciones, jornada, horario y categoría profesional.
- Identifica el convenio colectivo aplicable a tu actividad: marca el salario mínimo, las vacaciones, la jornada y otras condiciones.
- Elige la modalidad de contrato (indefinido, temporal por circunstancias de la producción, formativo…), teniendo en cuenta la normativa vigente y las posibles bonificaciones.
2. Alta de la empresa en la Seguridad Social
Si todavía no has tenido ningún empleado, hay que inscribir la empresa como empleadora en la Seguridad Social y obtener su código de cuenta de cotización. También es recomendable disponer de certificado digital y acceso al sistema RED para hacer las gestiones en línea.
3. Alta del trabajador y contrato
- Alta del trabajador en la Seguridad Social antes de que empiece a trabajar. Sin el alta previa se pueden imponer sanciones.
- Contrato de trabajo por escrito y comunicación al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) dentro de los diez días hábiles siguientes al inicio.
- Prevención de riesgos laborales: evaluación de riesgos, información y formación del trabajador y, en su caso, vigilancia de la salud.
- Registro de jornada: las empresas deben registrar el horario diario de la plantilla.
4. Obligaciones mensuales y trimestrales
- Nómina mensual con el desglose de conceptos, cotizaciones y retenciones.
- Cotizaciones a la Seguridad Social (a cargo de la empresa y del trabajador).
- Retenciones de IRPF: se declaran e ingresan trimestralmente en Hacienda (modelo 111) y se resumen cada año (modelo 190).
Errores frecuentes
- Empezar a trabajar «a prueba» sin alta en la Seguridad Social.
- No aplicar correctamente el convenio (categoría, pluses, pagas).
- Olvidar el registro de jornada o la formación en prevención.
- No aprovechar bonificaciones o ayudas a la contratación que podrían reducir el coste.
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Este artículo es informativo y no sustituye al asesoramiento personalizado: cada caso tiene sus particularidades.